Copilot für Microsoft 365 – so gelingt die Einführung
Wir empfehlen die folgenden drei Voraussetzungen als Basis für eine erfolgreiche Einführung in ihrer Organisation:
Technische Voraussetzungen für Copilot:
Die richtigen Microsoft 365 Applikationen müssen installiert und passend konfiguriert sein.Lizenzierung von Copilot für Microsoft 365:
Copilot für Microsoft 365 benötigt separate Lizenzen als Addon zu bestehenden Lizenzen.Datenzugriff und Berechtigungen:
Datenzugriff und Governance sind besonders relevant, damit Copilot die richtigen Daten nutzen kann.
Technische Voraussetzungen – eine solide Basis schaffen
Apps installileren für Copilot M365
Die Installation von Copilot ist nicht einfach ein Software-Update. Sie benötigen die neuesten Versionen von Microsoft-Anwendungen wie Teams und Outlook, die speziell für die Integration mit Copilot entwickelt wurden. Diese Anwendungen müssen korrekt installiert und konfiguriert sein, um die neuen Funktionen nutzen zu können. Updates sind unverzüglich einzuspielen. Office 2019 beispielsweise oder die alten Oberflächen von Outlook und Teams sind nicht geeignet.
Apps konfigurieren für Copilot M365
Stellen Sie sicher, dass die Benutzer die neueste Version von Office installiert haben oder auf Office im Web zugreifen können.
Aktivieren Sie die Einstellung „Vorschläge für Inhalte und Design anzeigen” in den Office-Einstellungen der Benutzer.
Erstellen Sie ein Copilot-Profil für jeden Benutzer, in dem Sie Informationen über seine Rolle, Branche, Interessen und Präferenzen angeben.
Lizenzierung von Copilot für Microsoft 365
Alle Benutzer, die Copilot verwenden sollen, müssen in Microsoft Entra (ehemals Azure Active Directory) eingetragen sein.
Pro Benutzer wird eine Microsoft-Lizenzen als Basis benötigt. Eine aktuelle Liste der Lizenzanforderungen finden Sie direkt hier bei Microsoft.
Der Preis scheint mit CHF 30.- / Monat pro Anwender verhältnismässig hoch. Darin enthalten ist aber die Nutzung für alle verfügbaren Copilot-Ergänzungen der Microsoft 365 Produktpalette – unabhängig von der Anzahl der Anfragen und der Datenmenge. Diese Lizenzkosten sind jedoch schnell amortisiert, wenn mit den Copilot-Funktionen wie beispielsweise in Outlook, Word oder Teams eine Arbeitszeit von nur 2-3 Stunden pro Monat eingespart werden.
Aktuell sind noch keine Informationen zu Ermässigungen der Copilot-Lizenzen für Non-Profit Organisationen bekannt.
Datenzugriff und Sicherheit
Datenzugriff
Die Implementierung von Copilot erfordert Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten, was ohne angemessene Sicherheitsmassnahmen einige Risiken bedeuten kann.
Copilot kann alle verfügbaren Dokumente, Kontakte und Inhalte durchsuchen und für Vorschläge, Texte und Dateien verwenden.
Basierend auf den Berechtigungen des Anwenders erfolgt eine Prüfung und Filterung, so dass nur freigegebene Daten zurückgegeben werden.
Unsere Erfahrung zeigt, dass in vielen Unternehmen und Organisationen in der Vergangenheit viele Berechtigungen und Freigaben auf Sharepoint und weiteren Datenquellen sehr grosszügig vergeben wurden.
Zu den Datenquellen zählen Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams. Weitere Datenquellen können über Microsoft Graph und Add-Ons integriert werden.
Microsoft empfiehlt „Just enough access”: sämtliche Berechtigungen sollten unbedingt geprüft und angemessen vergeben werden.
Abhängig von der Unternehmensgrösse, Alter und Umfang der gesammelten Datentöpfe ist das aber nicht einfach zu verwalten. Es gibt spezielle Software für den Schutz der Daten bezüglich Governance, Datenschutz und Compliance, wie beispielsweise Microsoft Purview.
Weitere Informationen sind in den Artikeln „New era in content management and security in SharePoint, OneDrive, and Teams“, in diesem Video, und diesem Artikel beschrieben.
Sicherheit
Die Daten Ihres Unternehmens werden für den Copilot ähnlich wie die anderen Microsoft 365 Daten bearbeitet. Grundsätzlich ist der „Tenant” die Zugriffsgrenze. Alle Daten darin verlassen diese Grenze nicht. Es ist kein Zugriff von anderen Tenants darauf möglich.
Microsoft verwendet für die künstliche Intelligenz die neusten KI-Modelle von OpenAI. Diese werden in den Rechenzentren von Microsoft betrieben. Die Daten Ihres Unternehmens werden nicht fürs Training der künstlichen Intelligenz verwendet.
Daten aus der EU werden laut Microsoft nach dem EU Data Boundary (EUDB) ausschliesslich in der EU verarbeitet.
Weitere, aktuelle Informationen finden Sie auf der offiziellen Copilot-Lernseite von Microsoft.
Und jetzt?
Nach der technischen Vorbereitung geht es an die Einführung. Wir empfehlen, mit ausgewählten Anwender:innen einen Pilot zu starten. Interessiert? Kontaktieren Sie uns gerne für ein Gespräch.
