Tipps + Tricks: Microsoft Teams im Alltag nutzen

Zu Beginn: unsere 3 Top Tipps

1. Installiere den Teams Client + die Mobile App
Der Teams Desktop Client ist ideal für vollumfassende Benachrichtigungen und alle Funktionen wie telefonieren, Desktop teilen usw. Die Mobile App ist geeignet für die schnelle Kommunikation unterwegs.

2. Anrufe sind persönlicher mit Video 🎥
Wir empfehlen, bei Anrufen die Video-Funktion zu nutzen. Besprechungen werden persönlicher und effizienter. Den Hintergrund kannst du mit der Funktion «Hintergrund Effekte» ändern oder kaschieren.

3. Stelle deine Benachrichtigungen ein
Verpasst du oft, wenn jemand dich anschreibt? Oder wirst du zu häufig gestört? Stelle deine persönlichen Benachrichtigungen ein. Du findest deine persönlichen Einstellungen oben auf dem Profilbild unter Settings (Einstellungen) in der Desktop-App oder unter Notifications (Benachrichtigungen) auf Ihrem Smartphone. Zudem kannst du spannende Kanäle zusätzlich abonnieren. So erhältst du zu jeder Nachricht im Kanal eine 🔔 Aktivität (Benachrichtigung).

Starten

Wann ein neues Team erstellen?
Faustregel: erstelle ein neues Team, wenn es für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch kein eigenes gibt. Nutze ansonsten ein bereits vorhandenes Team.

Neuer Kanal in einem Team erstellen
Verlierst du den Überblick in den Unterhaltungen? 
Dann erstelle einen neuen Kanal und strukturiere die Unterhaltungen nach Themen. Um Dateien zu ordnen, nutze den Dateien-Tab und erstelle dort Ordner.

Chatten

🗨 Chat
Du möchtest jemanden direkt ansprechen ohne das ganze Team zu involvieren?
Verwende die Funktion «Chat» und mach damit einen kurzen 1:1 Abgleich mit einer oder mehreren Personen.
Vergleiche es mit der realen Welt: Wenn du ein Meeting in einem Raum abhalten oder das ganze Team informieren willst, nutze die Unterhaltung in einem «Team». Wenn du kurz etwas absprechen willst, nutze den «Chat».

Adressiere deine Kollegen mit @, jedoch @alle nur, wenn unbedingt nötig
Du willst eine Person in der Team Unterhaltung persönlich anschreiben? Verwende @Name. Mit @ und dem Teamname oder Kanal-Name erhält jede Person im Team eine Benachrichtigung. Adressiere nur in Ausnahmefällen das ganze Team.

E-Mail-Diskussionen umgehen
Wohin mit einer empfangen E-Mail, die du mit Kollegen besprechen möchtest?
Jeder Kanal besitzt eine E-Mail-Adresse. Leite die zu besprechende E-Mail an einen Kanal weiter und bitte dort um das Feedback der Kolleginnen und Kollegen. Die Antworten können von allen Kanal-Mitgliedern gelesen werden. Hilfreich z.B. bei Offerten oder Rückfragen von Kunden.

Termine planen

Termine direkt in Teams planen 
Wähle unter dem Kalendersymbol (links in der Funktionsleiste) die Option neue Besprechung. Hier kannst du einzelne Personen, ein ganzes Team oder einen Kanal einladen. Der Termin erscheint auch wie gewohnt in deinem Outlook-Kalender.

Termine in Outlook planen
Du kannst Besprechungen weiterhin auch via Outlook erstellen. Verwende den Button "neue Teams Besprechung", so wird dem Termin automatisch ein Teams Link eingefügt, um die Sitzung online durchführen zu können.

🧍🏽‍♀️🧍🏽‍♂️ Personen einladen
Externe Personen zu einem Online-Meeting einladen? Kein Problem. Du kannst auch Personen ohne Teams Account einladen. Sie können einfach via Teams-Link teilnehmen.

Kommunizieren

Like 👍 = habe es gesehen / verstanden
Unser Tipp: Der Like-Button drückt Zustimmung aus. Verwende das Daumen-hoch-Icon im Sinne von „Verstanden“, „Klingt gut“ oder „okay“. Dadurch ersparst du dir Bestätigungskommentare.
Sprecht im Team ab, wie ihr die Buttons verwenden wollt, um Missverständnisse zu vermeiden.
  
Schreibe kurze, aussagekräftige Nachrichten
Bring deine Aussage auf den Punkt, kurz und knackig. Anrede und Grussformel sind nicht bei jeder Nachricht notwendig.

Verfügbarkeit
🟢 Grüner Status: die Person ist verfügbar. Roter Status: die Person ist am Telefon oder in einer Besprechung.
⛔ Status Rot mit weisser Linie: die Person hält Präsentation oder teilt den Bildschirm und soll nicht gestört werden.

✏ Editor für Chats
Du möchtest deine Nachricht übersichtlicher gestalten? Nutze den Editor, den Knopf mit dem A und dem Stift, um Chat-Nachrichten zu formatieren und lebendiger zu gestalten.

Organisieren

🗂Ordnerstrukturen
Als Best-Practice empfehlen wir, eine maximale Ordnertiefe von 3 Ebenen zu verwenden. So kannst du die Struktur übersichtlicher halten.

Vorsicht beim Kanäle umbenennen
Nutze direkt in Teams die Funktion «diesen Kanal bearbeiten». Im dazugehörigen SharePoint erstellt es automatisch für jeden Kanal einen Ordner. Bitte diese Ordner nicht umbenennen.

Externe Gäste 
Gäste haben Zugriff auf fast alle Informationen im Team. Deshalb stelle sicher, dass eine Einladung eines Externen für alle Teammitglieder in Ordnung ist. Möglicherweise musst du für die Weitergabe der Daten auch die Genehmigung der IT-Abteilung einholen.

Private Kanäle
Du hast Informationen, die du nicht mit dem ganzen Team teilen willst? Das ist möglich mit der Funktion "Privater Kanal". Aber Achtung, private Kanäle können schnell zu Missverständnissen führen, da sie nur für den ausgewählten Kreis sichtbar sind. Gehe sparsam damit um. 

✖ Offline-Verfügbarkeit 
Du verwendest immer wieder dieselben Dateien?
Diese können einfach in den Windows Explorer synchronisiert werden.
Gehe im Channel des entsprechenden Teams zu Dateien und wähle "sync".
Achtung! willst du alle Kanäle eines Teams synchronisieren, navigiere via "open in SharePoint" auf die SharePoint Seite des Kanals und dort auf die höchste Ebene. Dort kannst du via "Sync" alle Kanäle des Teams offline verfügbar machen.

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