Simon und der Kulturwandel

Simon, warum sollte mit der Einführung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes ein Kulturwandel vollzogen werden?

Weil neue Software-Tools, wie zum Beispiel die Plattform Microsoft 365, eine neue Arbeitsweise und ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit sich bringen. Zum Beispiel basiert das Konzept von M365 Gruppen auf einer flachen Organisationsstruktur. Diese ist mit hierarchischen Aufbauorganisationen nicht immer kompatibel und kann bei der Arbeit Verunsicherungen auslösen.

Konkret: Lege ich meine Dateien nun in einem Projekt ab oder auf Abteilungsebene?

Ein weiteres Beispiel ist «Delve». Dieses Tool von M365 bringt Einsicht zu jeder Person der Firma und welche Dokumente diese zuletzt bearbeitet hat. Diese grosse Transparenz kann viele Fragen und Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden auslösen. Wird dem keine Beachtung geschenkt, führt dies zu wenig Akzeptanz der Lösung, verbunden mit einer schwachen Nutzung von Tools und die Investitionen in die Lizenzkosten lohnen sich nicht.

Auch ein schönes Beispiel: das Kalendermanagement. Es gibt hilfreiche neue Tools, die mir ermöglichen mit wenigen Klicks Termine mit internen und externen Personen zu suchen. Ähnlich wie Doodle, nur werden die internen Kalender direkt gescannt und es macht mir intelligente Vorschläge. Damit dies aber funktioniert müssen sich alle Mitarbeitenden einer Firma darauf einigen, wie Kalender gepflegt werden. Da braucht es beispielsweise eine klare Unterscheidung von Gebucht/Frei Terminen.

Schon diese paar Beispiele zeigen, wie wichtig es ist, die Nutzerinnen und Nutzer bestmöglich auf diese Änderungen vorzubereiten. Stell dir vor: Tausende von Anwenderinnen und Anwendern müssten von einem Tag auf den anderen mit einer neuen Grundlagen-Software arbeiten. Das wäre so, als müssten alle am gleichen Tag in der Firma onboardet werden. Sie müssten sich auf eine gemeinsame Arbeitsweise einigen – da wäre Chaos vorprogrammiert.

Klingt nach unzähligen Sitzungen und Abstimmungen. Warum braucht’s da zusätzlich externe Mitarbeit von dir?

(lacht) Das ist tatsächlich so, aber zum Glück besteht mein Alltag nicht nur aus Sitzungen. Der Vorteil von mir als Externer besteht einerseits darin, dass ich die Erfahrungen anderer Firmen einbringen kann. Andererseits kenne ich von Microsoft 365 sowohl die technischen Finessen und weiss an welcher Stelle die neue Arbeitsweise zu grossen Irritationen bei den Nutzenden führt.

Welche Informationen sind für deine Arbeit relevant?

Ich muss genau darüber informiert sein, welche technischen Anpassungen als nächstes geplant sind und verstehen, welche Auswirkungen diese Änderungen auf die tägliche Arbeit der Anwendenden haben. Mit diesen Informationen kann ich die entsprechenden Begleitmassnahmen planen. Manchmal reicht eine Information im Intranet, manchmal sind Schulungen notwendig, manchmal dauert es länger und ich muss zunächst Entscheidungen zwischen Security, IT und Business herbeiführen.

Was gefällt dir besonders an dieser Arbeit?

Als eine Art Dolmetscher muss ich beide Seiten verstehen: einerseits die Nutzerinnen und Nutzer, andererseits die IT. Ein Beispiel: meine Kundin hat sehr hohe Anforderungen an die Compliance. Das bedeutet, die Sicherheit im Umgang mit Daten ist zentral. Die Mitarbeitenden müssen aber trotzdem ganz «normal» im Arbeitsalltag mit den Daten arbeiten können. Mein Handeln muss hier pragmatisch sein. Wir müssen die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden ermöglichen, ohne die Sicherheit aufzuweichen. Das ist herausfordernd, aber mega spannend.

Zahlen sich die Investitionen in den IT-Kulturwandel für die Kundin bereits aus?

Ja! Es zeichnen sich bereits erste Erfolge ab:

• Die Mitarbeitenden werden zu mehr Selbstverantwortung motiviert.

• Teams können autonomer arbeiten und somit rascher entscheiden und handeln.

• Die Bürokratie nimmt ab, trotz Einhaltung der klaren Sicherheitsvorschriften.

• Datensilos werden aufgebrochen, damit Informationen schneller fliessen und durchgängig sind.

Ganz wichtig ist das gegenseitige Verständnis zwischen Nutzerinnen und Nutzer und der IT. Wenn neue Tools den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen und sie einen Sinn in der Anwendung sehen, werden Tools oder auch Veränderungen verstanden und akzeptiert. Was wiederum einen Erfolg für die IT bedeutet. Auch das beste Werkzeug nützt nichts, wenn es in der Ecke verstaubt und nicht genutzt wird.