Welchen Mehrwert bringt Microsoft Viva für den Digital Workplace?

Meine persönliche Einschätzung: Microsoft Viva ist eine wegweisende Plattform. Viva schliesst Lücken, die sich durch die neuen Zusammenarbeitsformen geöffnet haben. Beispielsweise neue Lerninhalte, die man früher möglicherweise im kurzen Gespräch an der Kaffeemaschine erfahren hat, werden mir nun proaktiv aufgrund meines Profiles und meinen Tätigkeiten durch künstliche Intelligenz in Teams vorgeschlagen. Dank Viva Topics werden interne Abkürzungen, Projekte oder wichtige Themen des Unternehmens direkt im Arbeitsalltag integriert. Das langwierige Suchen oder Nachfragen entfällt. Und Microsoft Teams stärkt seine heute schon zentrale Position im Geschäftsleben als zentrales Einstiegsportal.

Microsoft Viva schliesst mit den Funktionen eine Lücke, die im letzten Jahr geöffnet wurde

Viele Menschen sind von der Büroumgebung in kürzester Zeit in die unsichtbare Homeoffice Welt verschoben worden. Es wurden neue Tools wie Microsoft Teams im Unternehmen eingeführt. Methoden, Kommunikationsabläufe und lieb gewonnene Gewohnheiten blieben meist unverändert. Somit funktionierten viele Prozesse nicht mehr reibungslos wie vor Ort. Und hier setzt Microsoft Viva mit der Idee einer integrierten Plattform an und verbessert:

Kommunikation
Lernen
Wissensmanagement
und gewährt Einblicke in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden.

So werden Personen optimal vernetzt und integriert, egal an welchem Ort und mit welchem Gerät sie gerade arbeiten. Hier ein kurzer Überblick über die Module:

Viva Connections

Viva Connections ermöglicht die Vereinigung von Zusammenarbeit und Information in Microsoft Teams. Endlich besteht die Möglichkeit neben den vielfältigen Kollaborationsfunktionen von Microsoft Teams auch das Intranet einfach und prominent zu integrieren. Microsoft Teams wird dadurch zu DEM Einstiegsportal für alle Mitarbeitenden, egal mit welchem Gerät sie sich gerade ihre Arbeit erledigen möchten. Dank einer App alles im Zugriff!

Viva Topics

Viva Topics bietet die Möglichkeit über künstliche Intelligenz Themenseiten aufzubauen und mit unterschiedlichsten Inhalten (Personen, Dokumente, Informationen) anzureichern. Ähnlich wie ein Wiki, zusätzlich aber mit berechtigungsgesteuerten, dynamischen Inhalten ergänzt. Diese Themenseiten (Topics), werden dann automatisch innerhalb der Microsoft 365 Apps (Outlook, Teams, Yammer, …) verlinkt. Das bedeutet, ein als Topic erkanntes Wort in einem Mailtext wird in einen Link umgewandelt und die Themenseite wird als Zusatzinfo als Card eingeblendet.

Viva Insights

Viva Insights bietet eine Vielzahl von Funktionen, um mein persönliches Wohlbefinden zu steigern. Neben regelmässigen Check-Ins, bei dem meine aktuelle Stimmung abfragt und gespeichert wird, bietet mir dieses Modul auch Freiraum wie Entspannungsübungen oder die Möglichkeit eine längere Fokuszeiten einzuplanen um konzentriert und ungestört arbeiten zu können. Das Versenden von Lob über die Teams App mit periodischen Erinnerungsfunktion finde ich persönlich auf den ersten Blick übertrieben, aber vielleicht hilft es im Alltag die Wertschätzung ortsunabhängig und (un)persönlich mit Teams zu übermitteln.

Die aggregierten Informationen der Mitarbeitenden sind sicher interessanter. Informationen über Gemütszustand, Dauer von Meetings, Anzahl Meetings aggregiert über das ganze Unternehmen geben einen guten Einblick in das Wohlbefinden der Unternehmung. Auch kann so die kulturelle Entwicklung dokumentiert werden. Natürlich schützt hier Viva einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, es werden nur Informationen ab 10 Teammitgliedern aggregiert und dargestellt.

Viva Learning

Viva Learning vereint die Lernwelt eines Unternehmens innerhalb von Microsoft Teams. Somit wird das Lernen in den Arbeitsalltag integriert und Kommunikation, Wissen, Lernen und Erkenntnisse werden in einer Plattform vereint. Mittels Inhaltsverzeichnis können eigene Inhalte aber auch unterschiedlichste Lernplattformen (z.B. LinkedIn Learning) integriert werden. Dabei können kurze Lerneinheiten in Chats, Channels und Tabs organisiert werden und die Teilnehmer*innen können sich interaktiv austauschen. Lerninhalte können gesucht, geteilt und um weitere Ideen ergänzt werden.

Mein Fazit

Ich bin überzeugt, die Module von Microsoft Viva werden laufend erweitert, verbessert und dank der künstlichen Intelligenz immer klüger und umfassender. Die Frage, ob ein Unternehmen bereits heute in eine überblickbare Anzahl Funktionalitäten investiert oder auf die zukünftigen Erweiterungen wartet, hängt aus meiner Sicht stark von dem Nutzen ab den man bereits heute erzielen kann. Deshalb bin ich gespannt, wie viele Unternehmen bereits jetzt auf Viva aufspringen und in ihren Digital Workplace integrieren werden.

Auch mit Microsoft Viva gebe ich mein Lob gegenüber meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen immer noch lieber mündlich ab. Ich bin aber gespannt, wann mir Viva Insights Person und Lobestext gleich selbst vorschlägt 😉.