Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft – In fünf Schritten zur erfolgreichen Transformation

Transparenz und Produktivität: Die richtige Transformationsstrategie macht es möglich

Unternehmen, die sich zukunftssicher aufstellen wollen, etablieren den Digital Workplace als Knotenpunkt ihrer technologischen Entwicklung. Die Erwartungen an seine Funktionalität sind entsprechend hoch. Es geht darum, eine produktive Zusammenarbeit innerhalb, aber auch zwischen Unternehmen ebenso unkompliziert wie sicher zu ermöglichen. Transparente Workflows für die projektbezogene Teamarbeit, der Informationsaustausch in beliebig grossen Gruppen, multimediale Kommunikation und ein koordinierter Datenaustausch: Die Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz sind nur mit einer strukturierten Transformationsstrategie erfolgreich umsetzbar.

Automatisierung und Kollaboration: Mehr Effizienz für die täglichen Geschäftsprozesse

Der digitale Arbeitsplatz ist eine integrative Plattform, die alltägliche Arbeitsabläufe automatisiert. Geschäftsprozesse mit Verbindung zu unternehmensweiten Daten- und Managementsystemen wie CRM und ERP sind als digitale Workflows verfügbar, auf die ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff möglich ist. Im Vordergrund steht der kollaborative Aspekt der Zusammenarbeit im Team. Der digitale Arbeitsplatz verfügt über zahlreiche Features, die den Aufbau und die Koordination von Arbeitsgruppen unterstützen. Ein Schwerpunkt liegt auf Funktionen, die eine flexible Kontaktaufnahme und multimediale Kommunikation ermöglichen. Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter herrschen dabei unabhängig von ihrem Standort gleiche Bedingungen. Allen Beteiligten steht eine einheitliche Nutzeroberfläche zur Verfügung, die je nach individueller Funktion und Aufgabe personalisierbar ist.

Herausforderungen im Alltagsbetrieb: Mühsamer Informationsaustausch und unproduktive Workflows

Die überlebenswichtige Bedeutung orts- und zeitflexibler Arbeitsformen ist während der Corona-Pandemie besonders deutlich geworden. Wie stark die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens von effizienten und ganzheitlich digitalisierten Geschäftsprozessen abhängt, zeigt sich aber auch abseits jeder Krise im alltäglichen Normalbetrieb. Wenn

• Mitarbeitende einen Grossteil ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen müssen,

• hierarchische und organisatorische Hürden den Informationsaustausch verzögern oder behindern,

• digitale Insellösungen den umständlichen Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen erfordern oder der Workflow durch Medienbrüche unterbrochen wird,

• die Produktivität oder Qualität der Arbeit leidet und die Mitarbeitenden gestresst oder unzufrieden sind,

wird es Zeit für die Planung und Durchführung einer massgeschneiderten digitalen Transformation, die alle Arbeitsabläufe im Unternehmen adressiert.

Sicherheit für die Zukunft: Hohe Wettbewerbsfähigkeit durch fortgeschrittene Digitalisierung

Neben der Unterstützung für mobile, orts- und zeitunabhängige Einsätze bieten digitale Arbeitsplätze zahlreiche weitere Vorteile, die Unternehmen zur Stärkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit nutzen können.

• Die Bündelung der Workflows auf einer zentralen Plattform reduziert die Komplexität alltäglicher Arbeitsroutinen.

• Effiziente Kollaborationsprozesse erleichtern die agile Zusammenarbeit in unterschiedlich grossen Gruppen mit fachlich heterogener und variabler Besetzung.

• Direkte Kommunikationswege und verkürzte Feedback-Zeiten erhöhen die Produktivität.

• Der Zuwachs an Produktivität sichert die Terminplanung ab, spart Kosten und stärkt die Marktposition.

• Die Bereitstellung digitaler Arbeitsplätze fängt unvorhersehbare Risiken ab, beweist Flexibilität und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Eine fortgeschrittene digitale Kompetenz erhöht die Attraktivität von Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt.   

Schritt für Schritt zum digitalen Arbeitsplatz: Erfolgreich mit dem Stufenmodell

Der digitale Arbeitsplatz funktioniert nicht als isoliertes System, sondern ist tief in den technologischen und kulturellen Kontext eines Unternehmens eingebettet. Deshalb erfordert die Einführung der zugrunde liegenden Infrastruktur stets eine ganzheitliche Transformation, die Prozesse und Mitarbeitende bereichsübergreifend adressiert. Dabei bietet ein Stufenmodell die optimale Möglichkeit, den notwendigen digitalen Wandel strukturiert und transparent durchzuführen.

• Vor jeder Veränderung steht die genaue Prüfung des Status quo. Um digitale Arbeitsplätze nachhaltig im Unternehmen zu verankern, muss im ersten Schritt eine ausführliche Bestandsaufnahme die technologischen und kulturellen Voraussetzungen klären. Ein zielorientiertes, auf Know-how und Erfahrung basierender Change & Adoption Management bietet die geeigneten Instrumente zur Beurteilung und Optimierung des digitalen Reifegrads sowie des Führungs- und Kommunikationsverständnisses.

• Digitale Arbeitsplätze können ihr Potenzial nur dann ausschöpfen, wenn alltägliche Routinen in virtuellen Workflows abgebildet sind. Alle relevanten Geschäftsprozesse zu digitalisieren ist deshalb eine wichtige Voraussetzung für den Aufbau von konsistenten Digital Workplaces, die effiziente und medienbruchfreie Arbeitsabläufe ermöglichen.

• Unter Beteiligung aller Fachbereiche erfolgt in einem vorbereitenden Schritt die Spezifikation aller Anforderungen an das Kommunikations- und Informationsmanagement sowie an den Datenaustausch in der virtuellen Arbeitsumgebung.

• Liegt eine offene Kommunikationskultur, ein partizipativer Führungsstil, ein ausreichendes Mass an digitaler Reife und eine detaillierte Beschreibung aller Erwartungen an die Funktionen des digitalen Arbeitsplatzes vor, ist im nächsten Schritt die Auswahl einer geeigneten Plattform möglich. Die Microsoft Teams Einführung erweist sich in Unternehmen mit einer anspruchsvollen Arbeitsumgebung oft als die beste Wahl.

• Nach der Implementierung und Inbetriebnahme hilft die Anleitung durch erfahrene Experten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Tool-Funktionen optimal zu nutzen und dadurch das Potenzial des digitalen Arbeitsplatzes umfassend auszuschöpfen.

Planvoll und individuell zugleich: Unterstützung für die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes

Auch wenn ein streng zielorientierter Stufenplan das Verfahren strukturiert, ist die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes stets ein individuelles, auf den Charakter des Unternehmens präzise zugeschnittenes Ereignis. Den Rahmen für den Transformationserfolg bildet in jedem Fall eine kompetente, auf den konkreten Anwendungsfall abgestimmte Beratung zur Digitalisierung.

Die Transformationsexperten von Nexplore sind Ihre kompetenten Ansprechpartner, wenn es um die ganzheitliche Begleitung auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz der Zukunft geht. Beginnend mit dem Change Management bis hin zur Implementierung und Unterstützung im laufenden Betrieb können Sie in allen Projektphasen auf das tiefgehende Know-how und die Erfahrung von Nexplore zählen.