Der lange Weg von Nexplore zur agilen Organisation - Teil 5

Der nächste wichtige Schritt musste kommen. Die, mittels Reläxer gewünschte Erstellung einer Guideline für unsere neue Organisation, war längst überfällig. Es war plötzlich klar, dass wir nebst unserem mächtigen Organisations-Änderungsprozess Reläxer ein einigermassen wasserdichtes Regelwerk benötigen, das die offenen Fragen beantworten kann.

Ein Regelwerk oder Verfassung musste her und zwar möglichst schnell. Mittlerweile war es bereits Spätherbst 2018 und das Zeitfenster, das wir uns für unser Proof of Concept gegeben hatten, war beinahe abgelaufen.

Mein Kollege, Christoph Fankhauser (der mittlerweile die Projektleitung unseres Organisationsprojekt Mora übernommen hatte) und ich hatten nun also die Aufgabe innerhalb von zwei Wochen eine Verfassung zu erstellen. Tja und wie gehen wir das nun an? Auch hier haben wir uns wieder einmal an das gängige Vorgehensmodel unserer Kernkompetenz der Softwareentwicklung angelehnt. Beginne die Entwicklung nicht auf der grünen Wiese, sondern suche nach vorhandenen Lösungsbausteinen und konfiguriere und entwickle nur das, was zur perfekten Lösung noch fehlt.

Daniel Sigrist (unser externer Organisationsberater) versorgte uns mit einigen Beispielen von Verfassungen anderer vergleichbaren Unternehmen. Wir pickten die für uns passenden Teile aus diesen Praxisbeispielen raus, passen diese an, schreiben etwas um, ergänzten wenig und voila: ein erster Wurf eines Nexplore Regelwerk – Verfassung – Guidline – oder wie wir das auch immer nennen wollen, stand da. Damit wir zukünftig mit einheitlichem Namen arbeiten können gaben wir diesem Dokument den Namen «Nexplore-Charta».

Zugleich kämpfe ich mich durch die Verfassung der Holokratie und fand keine Regeln, Prozesse oder Systemrollen, die nicht zu Nexplore passen. Im Gegenteil, ich war sehr erstaunt, wie nahe unser Wurf der Nexplore-Charta bereits an der Verfassung der Holokratie war.

Mit dieser Erkenntnis nahm der lange Weg zur agilen Organisation wieder einmal eine Wendung in eine Richtung, die ich mir nie erträumt hätte. Noch ein Jahr zuvor war ich Felsenfest überzeugt, dass Nexplore nicht einfach ein bestehendes Organisationsmodell wie Holokratie aus der Schublade nehmen und überstülpen kann. Ein Jahr später sitze ich da und stelle fest, dass Holokratie das Modell ist, das ich mehr oder weniger out-of-the-box einführen will! Wieder einmal hinterfrage ich mich stark: warum der Sinneswandel? Hätten wir uns das ganze letzte Jahr sparen können? Warum habe ich das nicht vorher bemerkt? Aber wie so oft beruhige ich mich mit einigen meiner Grundsätze, die in solchen Situationen immer wieder hilfreich sind:

«Verschwende keine Energie in Dinge, die du nicht ändern kannst» und «aus der Vergangenheit kann ich lernen –mit dem gelernten kann ich die Zukunft gestalten»

Nun hatten wir also unsere Mora-Charta, die wir in einem zweiten Wurf noch viel stärker an Holokratie annäherten. Der bereits bekannte Reläxer Prozess entspricht in Holokratie dem Ablauf des Governacne-Meeting und ist nach wie vor eines der wichtigsten Elemente. Daneben haben wir mit der Charta die folgenden neuen Elemente, die wir einführen wollen:

• vier Systemrollen für jeden Kreis mit den folgenden kurzgefassten Verantwortungen:

  • Lead Link: verantwortlich, dass der Kreis seine Aufgabe erfüllt

  • Rep Link: verantwortlich für die Zusammenarbeit und Transparenz zu dem Überkreis

  • Secretary: verantwortlich für die Dokumentation und die Meetings

  • Facilitator: verantwortlich für die neutrale Moderation der Meetings

• Tactical: operatives, stark strukturiertes Meeting für den Informationsaustausch im Kreis

• Regelung der Rollenzuweisung der Systemrollen (Wahlen)

• Klares Regelwerk wie ein Einwand auf Gültigkeit überprüft wird

• Klare Vorgaben für die Definition der Kreise und Rollen (Zweck und Verantwortlichkeit)

Spannend zu sehen, wie die neuen Elemente aus der Holokratie, antworten zu unseren offenen Fragen (siehe Blog Teil 4) liefern. Der Erfinder der Holokratie war offenbar auf demselben langen und kurvenreichen Weg unterwegs wie wir und hat die Lösungen für unsere Stolpersteine bereits gefunden.

Wie führen wir nun aber diese Charta ein? Wollen wir mit der Einführung der Charta einen harten Schnitt in eine andere Welt vollziehen? Schaffen wir die Geschäftsleitung mit der Einführung der Charta von einem Tag auf den anderen ab? Wie soll die Schnittstelle zum Verwaltungsrat geregelt werden? Schon wieder eine Kreuzung ohne Wegweiser!

Ich erinnere mich wieder an einen unserer frühen Leitsätze für dieses Projekt:

«Unter Agilität verstehen wir einen Weg mit fortlaufenden Veränderungen in verdaubaren Schritten!»

Da steht doch «Veränderungen in verdaubaren Schritten». Wenn wir die Verantwortungen der Geschäftsleitung von einem Tag auf den anderen an die neue holokratische Organisation übergeben, wäre das nicht ein «Schritt», sondern eher ein «Sprung». Ob des ganze verdaubar wäre oder nicht, weiss ich nicht. Ich gehe aber davon aus, dass es erhebliche Bauchschmerzen geben würde, wenn alle Verantwortungen der Geschäftsleitung von einem Tag auf den anderen an neue Rollen übergeben würden. Wieder mal bin ich auf der Suche nach einem Weg, der etwas weniger steinig ist und somit verschleiss bedeutet. Der Weg darf dafür auch ruhig etwas länger werden.

Wie können wir die heutigen Verantwortungen der Geschäftsleitung Schritt für Schritt an geeignete Rollen abtreten, ohne einen harten Bruch? Wie bringen wir das Ganze in Einklang mit dem gewünschten Weg hin zur Nexplore-Holokratie?

Naja, wir haben ja eine eigene Mora-Charta, in der wir alles so regeln können wie wir das wollen, weshalb schrieben wir dazu nicht einfach einen Abschnitt zu diesen Spezialrollen in das mächtige Regelwerk:

Die Rolle des Verwaltungsrates der Nexplore bleibt unverändert. Die Rolle Geschäftsführer stellt die Verbindung zum Verwaltungsrat sicher.

Die gesamte Geschäftsleitung wird unverändert vom Verwaltungsrat festgelegt und behält die zugewiesene Verantwortung in der jeweiligen Rolle. Einzelne Verantwortungen können im Sinne der hier festgelegten Regeln an andere Rollen oder Kreise delegiert werden. Jegliche Delegation entbindet die Geschäftsleitung nicht von der Verantwortung gegenüber den gesetzlichen Grundlagen, geltenden Reglementen und den zugewiesenen Verantwortungen des Verwaltungsrates.

Mir ist klar, dass mit diesem kleinen Absatz vieles der echten Holokratie ausgehebelt werden kann. Ich sehe das auch nicht als Endlösung, sondern als sanfte Übergangslösung in die neue Welt mit den folgenden Vorteilen:

• Für den Veraltungsrat ändert sich eigentlich nichts. Er hat nach wie vor dieselben Ansprechpartner und trägt auch nicht die Verantwortung für diese neue Organisationsform.

• Die Mitarbeitenden können sich, falls gewünscht, in der Übergangszeit immer noch an die alt bewährte Geschäftsleitung wenden. Sozusagen als Fels in der Brandung in dieser wackeligen Übergangszeit.

Was aber heisst das für die Geschäftsleitung?

Ich sehe folgende Vorteile:

• Wir degradieren uns nicht einfach von einem Tag auf den anderen, was ja sicher beim einen oder anderen einmal mehr ein Bisschen am Ego gekratzt hätte.

• Jeder einzelne hat die völlige Freiheit seine Verantwortungen Schritt für Schritt abzugeben, sobald er das nötige Vertrauen in die neue Organisationform hat.

Tja, das Ganze hat aber auch einige Nachteile:

• Wenn wir in der Geschäftsleitung nicht bereit sind Schritt für Schritt unsere Verantwortung abzugeben, wird unsere neue Organisationsform nie richtig leben und der ganze anstrengende Weg war umsonst!

• Wenn wir unsere Verantwortung abgeben und Nexplore kommt in Schieflage, sind wir in der Knautschzone! Wir tragen die volle Verantwortung gegenüber dem Verwaltungsrat und der Gesetzgebung, auch wenn wir diese offiziell an einen Kreis oder eine Rolle abgegeben haben.

Es scheint, dass unser Weg noch einige Balanceübungen für uns bereithält. Nach einigen Diskussionen in der GL waren wir uns aber relativ rasch einig, dass wir diesen Weg gemeinsam gehen wollen. Nun gilt es aber erstmal herauszufinden, ob unsere Mitarbeitenden unseren PoC in den ordentlichen Betrieb überführen wollen und mit uns den neuen Weg in Richtung Holokratie antreten.

Einmal mehr stehen wir vor einem Hügel, der uns die Sicht auf den weiteren Verlauf des Weges versperrt.